Cómo enviar emails masivos sin aplastar a tus clientes

Cómo enviar emails masivos sin aplastar a tus clientes
03/04/2017 Teresa Alba
Imagen post envío masivo de emails

¿Te falta el tiempo y te preguntas de qué manera podrías seguir una estrategia de email efectiva sin perder la cabeza? Soy consciente de que no todos los negocios online cuentan con una estrategia planificada que asegure la aportación regular de contenidos de valor a sus usuarios y, por eso, quiero hablarte hoy del envío masivo de emails.

Piensa que todos mis esfuerzos profesionales se centran en poner en marcha planes de marketing de contenidos que atraigan y fidelicen a los usuarios, apoyándome en estrategias como el email marketing (algo diferente al email masivo, comparativa que te mostraré más adelante), pero que esto no siempre es posible para todo el mundo.

Probablemente esto de “masivo”, ya de entrada, te suene mal, ¿cierto? Y es que, algo que queremos todos los que trabajamos en Internet, es lograr llegar al máximo número de personas posible.

Pero cuidado, porque…

“Debemos tener cuidado de no machacar a nuestros clientes con mensajes que no les interesen o, peor aún, que les resulten literalmente un “atraco a mano armada”.”

Sé que sin seguir una estrategia regular de contenidos o tener pocos conocimientos de email marketing esto puede resultarte bastante complejo.

Por ello, quiero darte algunas nociones para que conozcas trucos para hacer campañas de email marketing gracias al envío masivo de correos.

Concretamente, te daré respuesta a 3 cuestiones básicas:

  • ¿En qué consiste el envío masivo de emails?
  • ¿Es lo mismo el mailing masivo que el email marketing?
  • ¿Cómo realizar un envío masivo de emails sin intrusismos y evitando ser marcado como SPAM?

¿En qué consiste el envío masivo de emails?

Según lo que te vengo contando en la intro, debes haber sacado en claro una idea básica…

“Si no sigues una estrategia de marketing de contenidos (por falta de tiempo o dinero) que de soporte y sentido a tus comunicaciones regulares por email, entonces el email o mailing masivo es lo tuyo.”

Pero… ¿de qué se trata esto del email masivo?, ¿es una práctica ilícita o poco ética en marketing? Te cuento:

“El email o mailing masivo no es más que el envío conjunto de correos comerciales, de manera puntual o secuencial (sin estrategia y/o clara segmentación predefinida), a una base de datos de clientes.”

En principio, esta práctica no debe considerarse como algo ilícito (ni siquiera poco ético), siempre y cuando cumplas con ciertas normas que también han de seguirse en cualquier estrategia de email marketing:

  • Enviar emails a una base de datos obtenida de manera legal (no comprada y con consentimiento previo).
  • Incluir en el mensaje toda la información requerida sobre protección de datos y enlace a solicitar la baja de forma automática en cualquier momento.

Con estos consejos, no vas a evitar al 100% que los servidores de correo tipo gmail o hotmail deriven tus envíos a la bandeja de correos no deseados (esto dependerá también de tu herramienta de gestión de envíos), pero sí que los receptores de los mismos reciban los mensajes con una acogida más positiva.

Aclarado este concepto, me gustaría que viéramos con detenimiento en qué difiere una estrategia basada en el envío masivo de emails a una de email marketing, para que así puedas terminar de detectar cuál opción es la tuya.

¿Es lo mismo el mailing masivo que el email marketing?

Si ambos conceptos hacen referencia a estrategias de envío de correos electrónicos, ¿dónde se encuentra la diferencia entre ambos?

Básicamente, una opción u otra será más adecuada en función de tus necesidades y objetivos comerciales; únicamente estarás siguiendo una estrategia estricta de email marketing, si el contenido de tu mensaje lleva un objetivo que, inicialmente, no persigue la venta.

A continuación, te muestro las características de ambas opciones en más detalle.

➽ Características del email marketing

Como te venía contando, si lo que vas a crear para tus campañas de email es un mensaje con contenido de interés, que no está estrechamente relacionado con tus productos o servicios, estarás siguiendo una estrategia de email marketing (la cual, además, requiere de una estrategia de marketing de contenidos predefinida).

Resumiendo, el email marketing se caracteriza por:

  • Perseguir un objetivo reputacional mediante el acercamiento de los usuarios hacia tu marca gracias a la aportación de información de interés.
  • Contar con fechas de envío ligadas al lanzamiento de un nuevo contenido de valor.
  • Su variedad de temáticas, no centradas únicamente en la promoción de productos o servicios.

➽ Características del mailing masivo

El asunto más delicado en este tipo de envíos, como ya sabes, es la delgada línea que separa el SPAM de la información de valor.

Básicamente, el envío masivo de correos se caracteriza por:

  • Perseguir un objetivo meramente promocional.
  • Contar con fechas de envío ligadas al lanzamiento de nuevas ofertas, productos o servicios.
  • Su variedad de temáticas es mucho inferior a la que encontramos en cualquier estrategia de email marketing, ya que están relacionadas con características comerciales.

¿Cómo realizar un envío masivo de emails sin intrusismos y evitando ser marcado como SPAM?

Hay muchos factores a considerar a la hora de enviar emails y evitar el SPAM en tus campañas. En el caso de envíos promocionales a nivel masivo, debes poner especial atención a este asunto.

Ten en cuenta que a nadie le gusta recibir información comercial que no haya solicitado o que no sea de su interés. Y menos aún con demasiada frecuencia.

Si quieres evitar perjudicar la imagen de tu marca poniendo en marcha malas prácticas de envío de emails (y encima a nivel masivo), sigue leyendo para tomar nota de diferentes estrategias y sus etapas.

➽  Prácticas para hacer envíos masivos de emails efectivos

Después de toda esta teoría, llega el momento de darte conceptos prácticos para que sepas cómo puedes mejorar tus envíos masivos y hacer llegar tu mensaje comercial al mayor volumen de personas de la mejor manera posible.

Independientemente a que sigas una estrategia de contenidos o no, los emails o newsletters con mensajes demasiado promocionales suelen no ser bien recibidos por los proveedores de correo (especialmente gmail).

Por ello, debes informarte sobre cuál es el límite aceptable de envíos, tratando de seguir las siguientes recomendaciones:

  • Aportar información comercial confiable.
  • Hacer envíos sin abusar ni en longitud ni frecuencia.
  • Segmentar los envíos de ofertas para determinado perfil de cliente.
  • Realizar los envíos poco a poco.
  • Evitar el abuso de términos comerciales (gratis, oferta…).

Además de estas consideraciones generales y las normas que te he dado anteriormente (aplicables en cualquier estrategia de email marketing), hay una serie de prácticas que suelo recomendar a mis clientes que realizan mailing masivo:

  • Asunto del mensaje claro y conciso: El asunto de tu email, sea masivo o no, debe contener los caracteres precisos para no sobrepasar el límite visible, pero también debes tener en cuenta que si persigues el objetivo de vender, tendrás que hacerlo de la manera más sutil y agradable posible.
  • Saludo amable y reconocible: Algo que siempre me gusta hacer en mis newsletters, es hacer alusión a mis lectores, con alguna reflexión o cuestión personal que haga reconocible mis emails. Esto es también totalmente válido en el envío masivo de correos comerciales.
  • Intención comercial visible: No se trata de engañar a nadie, así que recuérdale a tus usuarios por qué están recibiendo tu correo y qué objetivo persigues (a nadie le gusta que le vendan de manera encubierta).
  • Redacción con un copywriting profesional: Como en cualquier contenido, debes cuidar mucho tu ortografía y manera de expresarte, acorde con el tipo de cliente o público que recibirá tus emails.
  • Aportación de otros contenidos relacionados: Aunque no generes contenido para tu marca, puedes apoyarte en el contenido de terceros para aportar algo más a tus ofertas y promociones, de manera que generes más interés y te alejes un poco del intrusismo comercial.
  • Uso equilibrado de textos e imágenes: Esta es una práctica que debes tener en cuenta en cualquier estrategia de email marketing, pero personalmente pienso que un mailing masivo que contiene un mensaje comercial requiere, especialmente, de un apoyo más visual que otro tipo de emails.

Ahora que ya conoces un buen listado de buenas prácticas para triunfar con el envío masivo de tus campañas promocionales, ¿qué te parece si vemos rápidamente todas las etapas para realizar un envío de este tipo?

➽ Etapas del envío masivo de un correo

Siempre que uno de mis clientes se propone implementar una estrategia de contenidos vía email, me gusta aclararle paso a paso el proceso que debe seguir.

Ésto, es especialmente importante cuando se trata de hacer envíos masivos, donde el intrusismo se convierte en un handicap.

1) Elección de la herramienta de envío: Conocer las herramientas de email marketing y seleccionar la mejor de acuerdo a tus necesidades, es muy importante para evitar problemas posteriores, por falta de resultados (ya sea por SPAM, o cualquier otro asunto).

2) Importación y segmentación de la base de datos: Si cuentas con una base de datos de emails previamente segmentada (por ubicaciones, intereses, rasgos culturales, etc.), te será mucho más fácil posteriormente lanzar campañas efectivas (aquí te recomiendo ir poco a poco, para analizar la aceptación).

3) Preparación del correo, newsletter o boletín informativo: Lo ideal es que no trates de promocionar demasiados productos en un mismo mensaje. Piensa que cuanto más claro esté todo, más posibilidades tendrás de no abrumar a tus clientes y de cerrar nuevas ventas.

4) Fechas y frecuencia de envío: ¿Sabías que las herramientas de gestión de mailings suelen bajar la velocidad de los envíos para aminorar la repercusión de los posibles emails rebotados y que, éstos, generen a su vez mayores tasas de SPAM? Además, debes controlar la frecuencia con la que envías ofertas, si no quieres que esos precios más bajos terminen siendo considerados como los habituales.

5) Análisis estadístico de resultados: Debes tener conciencia en todo momento de lo que está ocurriendo con tus mailings masivos, ¿quiénes abren tus correos?, ¿quiénes terminan realizando una compra? La aportación de buenas estadísticas, suele ser uno de los factores determinantes a la hora de elegir una buena herramienta de envío.

Conclusión

Existe una línea muy delgada entre el SPAM y el envío masivo de ofertas y promociones de calidad. Por ello, y si además no sigues una estrategia de contenidos regular, debes considerar ciertos factores que te ayuden a dar una buena imagen y tener contentos a los receptores de tus correos.

En este post, te he definido el concepto de mailing masivo y sus principales diferencias con el email marketing, además de diferentes prácticas para que tú también puedas realizar envíos efectivos.

Como siempre digo, el secreto está en planificar, segmentar, y analizar bien lo que se ha conseguido con cada acción de marketing.

¿Alguna vez has realizado un envío masivo de emails en una campaña de marketing?, ¿nos contarías tu experiencia?

Imagen (emails): Shutterstock

Teresa es licenciada en Administración de Empresas. Especializada en Negocios Internacionales, Social Media y Docencia, tiene experiencia en Comercio Exterior y Marketing Online. Actualmente es responsable de Marketing de Contenidos en MadridNYC.
  • German Guillermo Valderrama Ve

    Interesante articulo. Una pregunta ¿que programa puedo usar para enviar correos masivos? ¿puedo usar gmail o Excel? gracias.

  • Noel Blanco

    Hola teresa me ha entusiasmado mucho encontrar tu blog de hoy en adelante te seguire expone muchos detalles importantisimo para los Freelancers

    M uchas Gracias

    Noel Blanco