Herramientas esenciales para mejorar la productividad

Herramientas esenciales para mejorar la productividad
07/04/2016 Teresa Alba
Imagen post productividad

Seguramente será la experiencia que nos va dando los meses de intensivo trabajo en lo online, pero cuanto más tiempo pasa, más cuenta me doy de lo importante que es mejorar la productividad para poder seguir creciendo.

No penséis nunca que por el hecho de haber alcanzado “X” objetivos, estáis exentos de seguir aprendiendo y mejorando cada día.

En Internet y, especialmente, en las redes sociales, no podemos permitirnos el lujo de quedarnos dormidos. Os seré clara; aquí quien no corre, vuela.

Con esta reflexión, es con la que comienzo el artículo de hoy, en el que he decidido centrarme en compartiros esas herramientas que me ponen las cosas más fáciles y me ayudan a ser más productiva.

A veces es cuestión de agilizar nuestra manera de gestionar las tareas diarias, otras simplemente nos vienen dadas situaciones que nos obligan a automatizar ciertas tareas o a subcontratar otras.

En cualquier caso, el tiempo es oro, y estoy segura que a muchos de vosotros os gustaría optimizarlo tanto como para poder dedicaros a generar más ingresos o mimaros un poquito más.

¿Qué tal si para ello analizamos bien qué es la productividad y vemos en una infografía qué herramientas me ayudan a ser productiva en mi día a día con el equipo?

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Estoy segura de que, aunque algunas ya las conozcáis, ¡la mayoría de ellas os vendrán genial!

Definición de Productividad

¿Os habéis parado a pensar qué es la productividad como concepto teórico? Es un término que se usa mucho en el campo del que yo misma provengo; la economía.

Aunque no me paro desde la universidad a darle una definición teórica a esta palabreja, el volverla a analizar más a fondo me ha resultado cuanto menos curioso. Según su definición técnica:

“La productividad es la relación entre la cantidad de trabajo producido medido en una unidad concreta (número de productos, etc.) y la inversión en tiempo u insumos (mano de obra, materiales, etc.) para obtenerlo.”

Aquí entran en juego el factor tiempo y la eficiencia, ya que cuanto menos tardamos en realizar algo, más eficiente somos y, por tanto, logramos una mayor productividad.

Teniendo la teoría más clara, pensad ahora, ¿cuáles son los beneficios de ser más productivo?

Beneficios de ser más productivo

Hay muchas maneras de ver la productividad como un beneficio en sí mismo, pero lo que para mí tiene más valor es la cuestión personal.

“Cuanto más productivos somos, más útiles y satisfechos nos sentimos, y para las personas emprendedoras o perfeccionistas ésta es la clave del éxito.”

Hoy en día, con el caudal de información disponible, las redes sociales y demás canales de comunicación, es muy fácil que perdamos la atención. La persona productiva sabe centrarse en lo que verdaderamente importa

Además, centrarnos en mejorar nuestra productividad nos permite:

  • Ganar tiempo para uno mismo: Lo que terminábamos en 5 horas, ahora lo hacemos en 2, por lo que nos queda más tiempo para otras cosas.
  • Fomentar la creatividad: Ya que al estar enfocado, podemos generar más y mejores ideas.
  • Asumir nuevos retos: Al sentir que todo lo podemos, generamos una motivación extra.

20 Herramientas que te ayudarán en tu día a día

Ahora quiero compartiros esas herramientas que yo mismo utilizo en mi día a día y que seguro os ayudarán a seguir optimizando vuestro tiempo para lograr todo lo que os propongáis.

Para ello, he clasificado hasta 20 herramientas diferentes en 4 categorías:

  • Herramientas para trabajar en equipo
  • Herramientas para automatizar tareas
  • Herramientas de diseño para no diseñadores
  • Plugins para WordPress

5 Herramientas para trabajar en equipo

Hoy en día, con la proliferación del trabajo freelance y el teletrabajo, es imprescindible que utilicemos herramientas que nos permitan trabajar en equipo y desde cualquier lugar. Algunas que os recomiendo son:

  • Google Drive: Esta es simplemente mi herramienta para trabajar en equipo favorita, ya que se conecta a la cuenta de gmail (que casi todos solemos tener) y permite compartir en línea hasta 15 GB de archivos de todo tipo.
  • Dropbox: Se trata de otro de los servicio de alojamiento de archivos más populares, que también os permite compartir archivos y carpetas con otros miembros de vuestro equipo o con colegas. Gracias a su app, podéis realizar todas estas tareas también desde vuestro smartphone o tablet.
  • Hangouts: Con esta fantástica herramienta de gmail, además de chatear, podéis mantener conversaciones en vídeo y lanzar eventos públicos para dar diferentes charlas o webinars. Además de conectarse con la cuenta de gmail, también permite subir automáticamente las vídeo llamadas al canal de YouTube.
  • Google Calendar: Si sois como yo, y os encanta tenerlo todo perfectamente planificado en un calendario de equipo, esta otra herramienta de Google también os encantará. Otra opción es crear vuestro propio calendario de tareas y subirlo a cualquier otra herramienta de almacenamiento de archivos compartidos.
  • Evernote: Para seros honesta, no soy usuaria de Evernote, soy más del cuaderno de toda la vida, pero sé que a muchos profesionales les va genial utilizar este tipo de Apps para organizar archivos y tareas. Con ella, el trabajo en equipo también se vuelve mucho más eficiente.

5 Herramientas para automatizar tareas

Si hay una ventaja que brinda trabajar por Internet y en las redes sociales, es la posibilidad de automatizar muchas de las tareas diarias.

Especialmente, automatizar las tareas de social media y análisis SEO os hará ganar en productividad y poder centraros en lo que realmente interesa.

Para Social Media:

  • BufferApp: Es una herramienta muy práctica para compartir de inmediato cualquier contenido que veáis por Internet, así como los vuestros propios. Además, permite automatizar tuits y seguir estadísticas, entre otras muchas cosas.
  • Metricool: Esta herramienta es casi un indispensable para los que somos bloggers, ya que ofrece de manera resumida y visual un análisis de todos los contenidos en redes y funcionalidades para automatizar posts.
  • Hootsuite: Para mí una de las veteranas y más operativas que aplico en mis estrategias de social media. Me gusta utilizar Hootsuite especialmente para programar tuits. Para monitorizar eventos y charlar en tiempo real os recomiendo Tweetchat, la cual he descubierto gracias a mi amiga Alicia Rodríguez y sus Twitter Chats.

Para SEO:

  • SEMrush: Creo que los que me conocéis un poco, ya sabéis que SEMrush es una de mis indispensables para analizar palabras clave y saber cómo está trabajando mi competencia de manera automática. Invertir en esta herramienta es más que recomendable.
  • Moz: Combinada con la herramienta anterior, Moz y su funcionalidad estrella (MozBar) facilita información relevante (contenidos, palabras clave, títulos, backlinks…) para analizar webs propias y de la competencia.

5 Herramientas para diseñar sin ser diseñador

Los que trabajamos en marketing digital y creamos contenido, debemos controlar algunos aspectos de diseño aún sin ser expertos en el tema.

Siendo consciente de que no todos se manejan muy bien con los espacios y las composiciones visuales, es importante saber que tenéis la posibilidad de apoyaros en herramientas como estas:

  • Piktochart: Gracias a esta herramienta online, tenéis la posibilidad de crear infografías a partir de plantillas e iconos gratuitos. Aquí, es posible dar formato al texto, combinar colores, agregar fotos y vídeos. Particularmente, me decanto por la versión Premium, que es la que da más calidad a mis diseños.
  • Canva: Para los que recién comienzan (y para los que no), Canvas es otra alternativa a Piktochart también muy popular por su intuitivo interfaz que permite crear diseños online e incluir en los contenidos web elementos visuales bonitos.
  • Google Photos: Google nos da como alternativa a otras herramientas profesionales como Photoshop o Illustrator, este programa de edición y gestión de fotografías.
  • Octicons: Se trata de una plataforma donde podéis obtener códigos para incluir iconos de muchos tipos y formatos en vuestros contenidos sin necesidad de tener conocimientos en HTML ni diseño web.
  • InvisionApp: Esta aplicación web permite crear prototipos de diseños. Quizás no es una de las más básicas o conocidas entre los bloggers, ya que está pensada más para diseñadores, pero siempre está bien familiarizarse con este tipo de herramientas.

5 Plugins para WordPress que te lo pondrán fácil

Cualquiera que tenga una web o un blog, debe conocer (o seguro que habrá oído hablar) estos plugins para WordPress que quitan peso a muchas de las tareas que tradicionalmente teníamos que hacer a mano:

  • Jetpack: Este plugin, para mí es uno de los fundamentales en un blog WordPress, ya que simplifica la gestión del sitio y aporta estadísticas que nos orientan bastante (aunque no llegan al nivel de Google Analytics), y ofrece ciertas ventajas en cuanto a seguridad web y procesamiento de imágenes.
  • Broken Link Checker: Este plugin chequea vuestros posts, comentarios y otros contenidos, y avisa cuando se detecta algún enlace roto, algo bastante importante para darle buena credibilidad a una web o blog.
  • SumoMe: Me gusta mucho porque me permite implementar botones para compartir en redes sociales con diferentes diseños, incluir y diseñar pop-ups y formularios para captar suscriptores a mi newsletter, y otras muchas opciones interesantes para generar leads.
  • Twitter Cards: Si queréis encontrar una manera de compartir tuits de una forma rápida y optimizada, incluyendo este plugin, vais a darle un formato enriquecido a vuestros tuits compartidos directamente desde vuestra web o blog. Las Twitter Cards incluyen un resumen bajo cada tuit con una imagen, descripción y llamada a la acción.
  • Disqus Comment System: Recientemente, me he ahorrado muchos problemas con los comentarios de mi blog incluyendo este plugin que se encarga de gestionar los comentarios. Desde su propia plataforma puedes podéis configurar y monitorizar las discusiones de forma realmente rápida y sencilla.

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Espero haber conseguido encenderos una luz al final del camino (por pequeña que sea), y que paréis un momento de seguir haciendo lo de siempre, para empezar a hacer las cosas pensando en mejorar vuestra productividad.

¿Cuáles son esas tareas que siempre se os quedan pendientes en vuestro escritorio?, ¿utilizáis éstas u algunas otras herramientas para ser más productivos?

Imagen (Productividad): Shutterstock

Teresa es licenciada en Administración de Empresas. Especializada en Negocios Internacionales, Social Media y Docencia, tiene experiencia en Comercio Exterior y Marketing Online. Actualmente es responsable de Marketing de Contenidos en MadridNYC.
  • alba delgado

    Hola Teresa
    buen resumen! como dices, la productividad es un elemento clave para competir. “el que no corre vuela” es un gran resumen :-). Poder escalar nuestro negocio sin perder el fin de semana es posible con las herramientas correctas.
    no conocía Metricool, lo probaré!
    A tu lista quizás añadiría un sistema contable sencillo. Me encuentro mucho autónomos facturando con en Excel y word. Para poder crecer sin echarle más horas todas esas tareas “aburridas” deben automatizarse!
    Mil gracias por todo lo que aportas en tu blog!
    alba

  • Hola Teresa.

    ¡Me acabo de dar cuenta que me mencionaste! 🙂 Muchas gracias y excelente post.

    Abrazos.

    • Hola Carlos!
      Nada, un placer 🙂 Ya sabes que me encantó tu post de los iconos y lo fiché para citarlo jeje
      Un saludo!

  • Lidia

    Hola Teresa,
    Gracias por el artículo! Para automatizar las tareas de social media yo uso otra herramienta, Blogsterapp, que hace todo por mí 🙂 Por si quieres echarle un vistazo:
    https://blogsterapp.com/info/
    Un saludo!