Tips para redactar un Briefing y triunfar con tus proyectos

Tips para redactar un Briefing y triunfar con tus proyectos
30/10/2018 Teresa Alba
Imagen post cómo redactar un buen briefing

Como emprendedores, freelancers y dueños de negocios online, una de nuestras principales preocupaciones es obtener el resultado esperado de cada uno de los proyectos en los que nos embarcamos.

Y es que, por mucho que queramos sacarlo todo adelante con los mínimos recursos, siempre nos toca invertir en la contratación de algunos servicios específicos, como el diseño de un logo, la gestión de las redes sociales o la generación de contenido.

Más que miedo a invertir, ¿sabes a lo que realmente tienes miedo? Te lo simplifico; a no obtener los resultados esperados.

Por ello, en este post quiero darte mis claves de copywriter para superar tus miedos gracias al desarrollo de un buen briefing, ya quieras trabajar de la mano de un diseñador gráfico, un programador o un community manager (entre otros).

Si eres de esas personas que piensan que la función de un copywriter se limita a la redacción de artículos, sigue leyéndome para descubrir que hay otras muchas más patas de tu negocio que se sostienen gracias al uso adecuado de las palabras 😉

¿Qué es un Briefing y cuál es su función?

Como te venía contando, para asegurar el éxito en tus proyectos con terceros (e incluso dentro de tu equipo o departamento), antes debes plasmar en un documento los objetivos que quieres alcanzar, así como las acciones para conseguirlo.

En definitiva, como cliente debes redactar a priori un buen briefing con toda la información detallada sobre tu proyecto.

“El briefing es el punto de partida de todo proyecto, colaboración o nuevo lanzamiento. Se trata del documento que sirve para definir lo que se va a hacer y que debe compartirse con todos los profesionales implicados.”

De esta manera, todas las partes tienen información detallada sobre el proyecto y pueden determinar con un mejor criterio las acciones a poner en marcha.

Entre sus funciones, y para que entiendas aún mejor la utilidad de redactar un buen briefing, te dejo algunos ejemplos:

  • Exponer a un diseñador gráfico el estilo visual y los valores de negocio que debe transmitir tu futuro logotipo.
  • Transmitir todas y cada una de las acciones de marketing que desees desarrollar en tu próxima campaña de social selling.
  • Marcar las pautas de actuación cuando se trate de contratar a un community para la gestión de tu marca en las redes sociales.
  • Definir con un programador o diseñador web los tipos de letras y otras características de tu sitio.

¿Cuál es la estructura ideal de un Briefing?

Como hemos visto, un buen briefing es aquel que realmente favorece el entendimiento entre los implicados de un proyecto. Evitando así futuras improductividades o malentendidos.

Por este motivo es que quiero compartir contigo mis conocimientos como copywriter, ya que sólo un briefing redactado de forma profesional puede asegurar el entendimiento entre ambas partes.

Para que esta herramienta sea eficaz, te recomiendo que sigas esta estructura:

  • Objetivos del proyecto
  • Información relevante del sector
  • Información del negocio
  • Necesidades concretas
  • Productos y/o servicios
  • Propuesta de valor
  • Presupuesto y timing

➽ Objetivos del proyecto

Qué es lo que se quiere conseguir con este proyecto, cuál es la meta final. Se recomienda que por cada acción, marquemos tres objetivos y que al menos uno de éstos esté relacionado con un objetivo económico o de imagen.

“Los objetivos definidos en un briefing deben complir con la metodología SMART; ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en el tiempo.”

➽ Información relevante del sector

Aquí tendrás que facilitar datos sobre tus competidores, las características propias del sector, el tipo de clientes, etc.

“Toda esta información favorece la comprensión sobre el punto en el que nos encontramos y hacia dónde hay que dirigir los esfuerzos.”

➽ Información del negocio

Estos son algunos datos que brindan una visión general del negocio y de dónde han surgido las necesidades que se van a plantear a continuación. Algunos son:

  • Datos sobre la trayectoria corporativa o profesional.
  • Valores y filosofía de negocio.
  • Ventajas competitivas del producto o servicio estrella.

➽ Necesidades concretas

Aquí debes incluir toda aquella información pertinente sobre necesidades puntuales o características concretas del público, las cuales se deben tener en cuenta a la hora de perseguir el objetivo principal.

Por ejemplo, si vas realizar un evento para alcanzar un objetivo, ¿has pensado qué necesidad concreta tiene la persona que va a asistir?

➽ Productos y/o servicios

Se debe hablar de aquel que atañe al proyecto en concreto, pero también mencionar cualquier otro producto o servicio relacionado.

Piensa que si quieres conseguir nuevos clientes, fidelizar a los que ya tienes o crear una nueva imagen, debes tener en cuenta los productos o servicios que quieres destacar.

➽ Propuesta de valor

Aquí debes centrarte en la esencia de tu marca y en cómo transmitirla a través de aquello que ofreces. Este punto es el que requiere más creatividad, ya que hay que saber plasmar aquellos beneficios y ventajas que te diferencian.

“Entendemos por propuesta de valor el factor que hace que un cliente se incline por ti y no por tu competencia.”

➽ Presupuesto y timing

Por supuesto, debes definir los recursos que tienes disponibles para destinar al proyecto para poder tener en cuenta los límites en términos de tiempo y dinero.

Considera incluir todas las herramientas que se podrían contratar, o las acciones que estás dispuesto a realizar.

Por otro lado, hay que reflejar en el documento cuáles son las fechas de entrega para que cada miembro de la empresa se organice y cumpla con el deadline.

Para definir el timing entran muchos factores en cuenta, como por ejemplo:

  • El ciclo de ventas.
  • Las acciones implementadas por la competencia.
  • El comportamiento pasado de la audiencia ante una acción concreta.

¿Cómo redactar un buen briefing?

Para poder sacar el máximo partido a este documento, se debe redactar de forma concisa, siempre pensando en transmitir las ideas principales del proyecto.

No basta con poner cifras y datos, sino que hay que saber jerarquizar, plasmar bien las necesidades y los posibles problemas, y saber abordar toda la información necesaria.

Aquí te dejo algunos de mis tips de copywriting más prácticos para la redacción de un buen briefing:

  • Documéntate muy bien: Un buen copy no debe limitarse a plasmar los datos que necesita la empresa, debe buscar más allá, investigar, aportar nuevas ideas. Hay que ofrecer un valor añadido en cada briefing.
  • Adecúa el vocabulario y el tono: El tono con el que se redacta un briefing debe ir, al igual que el resto de contenidos, en sintonía con la filosofía de tu negocio y el tipo de público al que te diriges.

Si por ejemplo tu target son las madres primerizas entre 25 y 40 años, sabes que el tono al que te debes dirigir a ellas debe ser femenino y utilizar expresiones cercanas para generar un feeling especial.

  • Céntrate siempre en el objetivo: Por muchas acciones que quieras llevar a cabo, ten claro en ellas tu objetivo y plásmalo, pues el objetivo final del proyecto debe ser siempre el hilo conductor de todo el documento.

¿Quieres aumentar las ventas un 20 %?, ¿conseguir tres mil seguidores más en Facebook en tres meses?, ¿o tal vez renovar tu imagen de marca?

  • Ten en cuenta la legibilidad: El briefing es un documento denso y con mucha información. Por eso, respecta los espaciados y la sencillez en los párrafos, redactando siempre de forma clara y concisa.
  • Destaca los mensajes clave: Siempre hay ciertas ideas más importantes que deben tenerse más presentes. Procura no hacer perder tiempo y céntrate en destacar las ideas principales.
  • Define los términos más complejos: Ten en cuenta que la idea de crear un buen briefing es resolver dudas y dejar las ideas claras para todos. Si hay puntos conflictivos o difíciles de entender, es mejor detenerse en ellos.

CONCLUSIÓN:

Hoy en día, todos los emprendedores debemos tomar conciencia de la importancia del briefing para garantizar el éxito en los negocios. Piensa que cada vez son más empresas las que apuestan por acudir a la ayuda de un copywriter para redactarlo de forma profesional.

Si te niegas a perder tiempo y dinero realizando inversiones que caigan en saco roto o, simplemente, quieres evitar malentendidos dentro de tu equipo de trabajo, ya sabes, ¡trabaja siempre bajo briefing!

¿Alguna vez has redactado un buen briefing para describir todos los detalles de tu proyecto? Déjame tus dudas en los comentarios y trataré de orientarte sin ningún compromiso 🙂

Briefing photo stock illustration from VectorKnight (Shutterstock)

Teresa es licenciada en Administración de Empresas. Especializada en Negocios Internacionales, Social Media y Docencia, tiene experiencia en Comercio Exterior y Marketing Online. Actualmente es la Content Manager de MadridNYC.